A gestão financeira de clínicas é um setor muito importante para garantir o sucesso do empreendimento. Isso porque com as finanças em ordem fica mais fácil de analisar a real situação do negócio, podendo identificar gargalos que comprometem o seu bom desenvolvimento.
Além disso, a falta de controle financeiro faz com que a clínica acumule dívidas devido ao esquecimento ou, até mesmo, pelo fato de “gastar mais do que se ganha” — o que é muito provável quando não se tem o conhecimento exato de seus recursos.
Para ajudá-lo a se livrar desse problema de uma vez por todas, escrevemos este artigo com 7 dicas para otimizar a gestão financeira de clínicas. Acompanhe!
Como melhorar a gestão financeira de clínicas
1. Elabore um fluxo de caixa eficiente
O fluxo de caixa é alma da gestão financeira. É ele que controla as entradas e saídas de todos os recursos de uma empresa. Sendo assim, todas as contas a receber, como pagamento de consultas e demais procedimentos, devem ser registrados com o máximo de eficiência possível. Dessa forma, fica mais simples controlar a inadimplência e verificar o que pode ser gasto no futuro.
Em relação às contas a pagar, o cuidado deve ser o mesmo porque as despesas da clínica precisam ser pagas em dia. Do contrário, você estará sujeito a efetuar o pagamento de juros e multas desnecessárias que podem comprometer o seu orçamento. Com um fluxo de caixa eficiente, é possível visualizar melhor o andamento da empresa.
2. Informatize os processos internos
Os processos internos são muito importantes para assegurar a eficiência da equipe. Nesse sentido, informatizá-los ajudará a otimizar a rotina de todos os profissionais. Por exemplo, quando uma pessoa precisa emitir um relatório financeiro para o seu superior analisar a possibilidade de renovar os equipamentos, ela levará um bom tempo para verificar quanto a clínica tem em caixa, quais são os valores que estão previstos para entrar futuramente, quais são as despesas fixas e variáveis, entre outros elementos que influenciam na tomada de decisão.
Com a informatização dos processos, você consegue ter esses dados em mãos em apenas alguns minutos, diminuindo, ainda, as chances de equívocos em cálculos e outros procedimentos.
3. Contrate uma empresa de contabilidade
Os processos contábeis de uma clínica são sempre muito delicados. Por mais que você tenha uma equipe que cuida exclusivamente do setor financeiro, ainda é necessário contratar uma empresa contábil para colocar em ordem esse setor. Afinal, lidar com o fisco e questões relacionadas à tributação é algo que exige muito conhecimento.
Geralmente são processos extremamente burocráticos que, muitas vezes, confundem os colaboradores, os quais ficam sujeitos a cometer erros que podem trazer sérios problemas para a clínica. Além do mais, os especialistas da empresa de contabilidade poderão avaliar a sua clínica e enquadrá-la no regime tributário mais adequado, ajudando-o a pagar menos impostos sem fugir do que é exigido por lei.
4. Utilize um software de gestão
Softwares de gestão devem ser aliados para otimizar a gestão financeira de clínicas. Ele ajudará o seu time a manter todos os dados registrados da maneira correta e facilitará a sua consulta sempre que precisar. Um bom software consegue aliar tecnologia, segurança, qualidade e agilidade. Tudo para otimizar ao máximo a gestão das finanças.
Colocando esse sistema em prática, a sua equipe terá até mais tempo para focar em outras questões que também são importantes para o crescimento da clínica. Além disso, poderão criar estratégias para diminuir problemas que afetam o orçamento, como é o caso da inadimplência de pacientes.
5. Conte com uma equipe que cuide desse setor
É bem verdade que, muitas vezes, apenas um time é responsável por todos os setores da clínica. Ao mesmo tempo que atendem os pacientes, eles também cuidam dos Recursos Humanos, das finanças, do agendamento de consultas etc. No entanto, quando falamos em gestão financeira de clínicas, essa ação é muito prejudicial, pois ela precisa de um foco maior por parte dos colaboradores.
Por esse motivo, mesmo que a sua equipe seja pequena, separe algumas pessoas para cuidar exclusivamente desse setor. Os resultados melhorarão e você perceberá que a eficiência da gestão financeira da clínica também será otimizada. Contudo, escolha somente aqueles que realmente estão aptos para exercer o cargo.
6. Tenha um planejamento bem definido
O planejamento financeiro é essencial para ter equilíbrio e identificar pontos que estão ou podem prejudicar o bom desenvolvimento da clínica. Nele, você poderá definir quais serão suas metas e objetivos e, com isso, conseguirá traçar estratégias para eliminar gargalos que estão impedindo a clínica de crescer.
Por exemplo, se a clínica apresenta muitas despesas, será possível definir um corte de custos que não prejudique o seu time (como é o caso das demissões) e o motive a entender o objetivo da ação, fazendo com que eles adotem realmente a ideia.
Além disso, também é possível fazer previsões futuras. Com as estratégias definidas, você saberá exatamente onde quer chegar e quais ferramentas deverá colocar em prática para alcançar seus objetivos.
7. Não misture as finanças pessoais com as da clínica
Está aí um erro muito comum e, ao mesmo tempo, perigoso: misturar as finanças pessoais com as da clínica. Isso geralmente acontece porque o gestor não delega funções em tenta acumular todas questões financeiras para ele mesmo resolver. Com isso, ele não consegue separar os recursos que precisam ser direcionados para clínica e os que são dele.
Para começo de conversa, defina um pró-labore. Dessa forma, você saberá exatamente quanto vai receber e poderá organizar as suas finanças pessoais de acordo com esse valor. Se a clínica, em determinado mês, apresentar uma arrecadação maior do que o esperado, esse dinheiro deverá ser reaplicado no negócio para poder sobreviver em épocas sazonais.
Viu só como é possível otimizar a gestão financeira de clínicas? No entanto, alguns passos precisam ser seguidos à risca para evitar falhas que podem colocar em risco o crescimento do negócio. Para garantir um bom posicionamento no mercado, apenas bom atendimento não é o suficiente — os processos internos também precisam funcionar adequadamente para alcançar esse objetivo.
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