Não é incomum que a pergunta o que é certificado digital passe pela cabeça de alguns empresários. A tecnologia modificou inúmeros setores da vida profissional, ampliando a comunicação e até a maneira como algumas funções são executadas, mas há sempre algo sobre suas ferramentas que passa despercebido.
Contudo, quando o assunto é autenticação de documentos e pouca burocracia, saber sobre o certificado digital é fundamental. Para esclarecer um pouco mais sobre esse instrumento, explicaremos o que é o certificado digital e por que ele é fundamental para o seu negócio. Confira!
O que é certificado digital?
É um documento virtual com validade jurídica, equivalente a uma assinatura digital. Funciona como uma espécie de carteira de identidade que representa uma pessoa ou a empresa na internet. Sendo assim, é possível que pessoas físicas ou jurídicas possam comprovar a validade de transações eletrônicas ou documentos de qualquer lugar do mundo.
Qual é a sua função?
Existem muitas funcionalidades para o certificado digital, sendo que a principal é confirmar a validade de um documento sem que uma das partes precise se apresentar pessoalmente. Além disso, é uma ferramenta capaz de reconhecer firma, validar contratos, transações bancárias, declarações da empresa, assinatura de notas fiscais, login para páginas com segurança etc.
Quais são os tipos?
Uma empresa pode adquirir dois tipos de certificados digitais: A1 e A3. O A1 é um documento digital instalado no computador ou no programa emissor de nota fiscal e a validade desse certificado é de 1 ano. Já o A3 pode ser um token ou um dispositivo físico (uma espécie de pen drive) que é colocado no computador. Sua validade é de 1 a 3 anos.
Por que a empresa precisa desse certificado?
Se sua empresa emite nota fiscal eletrônica, ela tem obrigação de ter o certificado digital, assim como todas que estão cadastradas nos regimes de lucro real e presumido. É bom destacar que o certificado digital é uma ferramenta fundamental para a emissão de notas fiscais eletrônicas, as famosas NF-e. Além de ser a assinatura da sua empresa no documento, ele também garante autenticidade jurídica, confirmando que é a emissora é mesmo a empresa.
Como a persona pode obter?
Para se ter um certificado digital, é preciso escolher uma autoridade certificadora (uma espécie de cartório digital) credenciada pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), autarquia que está ligada à Casa Civil da Presidência da República. É bom saber que todas essas autoridades ainda são subordinadas ao ICP-Brasil, serviço público que monitora e regulamenta as emissões.
Depois da escolha e definição do seu tipo de certificado (A1 ou A3), você receberá orientações de como pode comprá-lo. Vale lembrar que será preciso levar os seus documentos em uma das agências da autoridade para emitir o documento digital. Para facilitar, é possível que um dos representantes da certificadora visite a sua empresa para verificar os documentos e explicar os próximos passos para a instalação do certificado.
Quais são as vantagens?
Seja para pessoa física ou jurídica, o certificado digital é uma ferramenta com muitos benefícios. Vamos conhecer os principais:
- ser possível assinar documentos com rapidez;
- validade jurídica para a assinatura digital;
- sem burocracia, já que não existe a necessidade de reconhecimento de firma;
- segurança, visto que o certificado é um documento jurídico, indicando autenticidade;
- facilidade com o Imposto de Renda, já que, com o certificado, é possível baixar arquivos da declaração para editá-los, incluindo e retificando suas informações.
Agora que você sabe o que é certificado digital, percebe que se trata de uma ferramenta essencial para aqueles que têm uma empresa e querem diminuir as burocracias e gerenciar, com segurança, seus documentos na internet. Além disso, são fundamentais para a emissão das notas fiscais eletrônicas.
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