O fluxo de trabalho de uma clínica médica ou de fisioterapia vai muito além de atender os pacientes. Além desse cuidado, ainda é preciso gerenciar as contas a pagar e receber para o seu bom funcionamento. Porém, entendemos que, no constante atendimento aos clientes, a administração das contas pode ficar um pouco de lado, até mesmo sem uma definição certa por parte do estabelecimento.
Mas vamos lá. As contas a pagar são, em sua maioria, as obrigações financeiras das clínicas, custos como luz, água, compra de materiais e pagamento dos funcionários. Já as contas a receber estão relacionadas aos recebimentos previstos, como pagamentos dos clientes e juros de investimentos.
Agora que ficou mais claro, é provável que outra dúvida surja a respeito desse assunto: como posso organizar essa parte do meu negócio? Bem, existem algumas maneiras de tornar esse trabalho mais prático. A seguir, separamos alguns exemplos do que fazer. Acompanhe!
Como organizar as contas a pagar e receber da sua empresa
Seja constantemente organizado
Ambas as contas têm um papel fundamental para o funcionamento do negócio. Nesse caso, atenção na hora de organizá-las. Para as contas a pagar, saber as datas de vencimento e seus valores é fundamental para evitar atrasos e também para entender o quanto você precisará desembolsar. Em relação às contas a receber, é bom saber quais são, quem são os clientes e, caso tenha alguma cobrança a prazo, saber a sua data limite. Dessa maneira, evitam-se cobranças equivocadas e fica bem claro quem tem o costume de pagar atrasado.
Seja cuidadoso com os valores a receber
Aqui, destacamos a importância dos recebimentos que não estão confirmados. Quando for fazer a projeção do seu orçamento, principalmente, a médio e longo prazo, deixe bem claro que as contas a receber ainda não estão confirmadas.
É importante esclarecer que esses são valores dos quais o empreendimento não pode depender para cobrir todas as despesas. Afinal, a inadimplência é um fato, e ninguém está isento de ter clientes que não pagam. Depender apenas de valores a receber pode ser um problema, além de prejudicar o capital da empresa. O ideal é só registrar esses recebimentos quando realmente estiverem confirmados. Assim, você terá projeções mais acertadas.
Utilize planilhas
As planilhas são ferramentas práticas, acessíveis e que podem auxiliar muito a organização das contas da sua empresa. Porém, para utilizar esse mecanismo como controle do seu caixa, incluindo as contas a pagar e receber, é preciso entender alguns pontos.
O correto é criar uma planilha para as contas a pagar e outra para as contas a receber e registrar todos os processos que ocorrem. Em ambas, é fundamental colocar os valores, as datas e os vencimentos, ou seja, todos os dados sobre suas finanças. Contudo, no caso de contas a receber, é bom também pôr os nomes dos clientes e marcar quem já pagou e quem ainda não. Já no caso de contas a pagar, nomeie o que precisa ainda ser quitado, inclusive, o nome dos funcionários. Não se esqueça de registrar cada operação já efetuada.
Estimule os clientes
Nesse caso, é fundamental criar promoções e descontos que possam estimular os clientes a adiantar o pagamento. Oferecer vantagens para a clientela é uma ótima estratégia, não só para antecipar seus recebimentos e diminuir a inadimplência, como também para desenvolver uma conexão e fidelizar os consumidores.
Claramente, deu para entender o quanto as contas a pagar e receber são informações importantes para o funcionamento da sua clínica, não é? Percebeu que com algumas estratégias você já pode começar a se organizar?
Gostou do nosso texto sobre contas a pagar e receber? Então continue aprendendo, leia o nosso post sobre gestão financeira de clínicas!