O certificado digital surgiu no ano de 2001, com o intuito de facilitar a vida dos empreendedores brasileiros. Essa lei criada a partir da medida provisória nº 2.200-02.
Desde então, nesses quase 21 anos, ele vem sendo adotado por empresas e pessoas físicas. Segundo os dados divulgados pela ANCD (Associação Nacional de Certificação Digital), foram emitidos 570.696 certificados digitais no ano de 2020.
Mas e na prática, todas as empresas precisam do certificado digital?
Lá vamos nós para mais uma questão…
Gustavo (nome fictício) tem uma empresa de e-commerce. Ele vende produtos de artigos de papelaria e escritório, porém com a necessidade da emissão de nota fiscal para os seus clientes, a empresa precisa do certificado digital para fazer essas emissões.
Com um conhecimento mais estratificado a respeito do assunto, ele está com um dilema sobre a obtenção deste serviço. Afinal do que se trata essa ferramenta? Qual a finalidade? Possui um custo? Como utilizar na minha empresa?
São muitas perguntas, e mais comuns do que você provavelmente imagina. Ao abrir uma empresa sempre há a dúvida se precisa ou não desse certificado.
Por isso, confira abaixo algumas respostas que te ajudarão a decidir se você precisa deste certificado:
Primeiramente o certificado digital…
O que é certificado digital?
Ele pode ser utilizado para assinar documentos, entrar em sistemas como o da Receita Federal, atribuindo a praticidade para o sócio que não precisa se locomover até os postos presenciais para verificar intimações, buscar certidões negativas de débitos e etc.
Quais modelos existem no mercado do certificado digital?
O mercado de certificado digital é bem diversificado. Hoje existem dois tipos de certificado: o e-cpf e o e-cnpj.
Um para a pessoa física e outro para a pessoa jurídica.
Os modelos são:
- A1 (arquivo instalado na máquina como um “sistema”);
- A3 (arquivo por meio de um pen drive ou cartão, que necessita da leitora);
Qual o tempo de validade?
O certificado digital tem a sua validade de acordo com o seu modelo. Os que são do modelo A1, duram em média 1 ano. Já os de modelo A3 podem variar de 3 a 5 anos de validade.
O certificado digital tem custo?
Sim! O certificado digital pode variar de R $100,00 a R $350,00, depende da certificadora, e é pago apenas na emissão e renovação. Não há pagamento mensal.
Como é feito esse procedimento?
O certificado digital necessita de uma validação presencial ou por videoconferência. Normalmente o procedimento por vídeo, necessita da apresentação da CNH como documento oficial e a confirmação das informações do cpf ou cnpj.
Já na validação presencial é necessário apresentar o RG como documento oficial, e também é confirmado as informações do CPF ou do CNPJ.
Esse certificado é sempre validado pelo sócio administrador da empresa na Receita Federal, no caso do CNPJ.
Demora essa validação do certificado?
Não! Normalmente o processo dura em média 20 a 30 minutos e é feito por um agente de validação da própria certificadora.
Quais as vantagens?
O certificado digital é prático tanto para as pessoas físicas quanto jurídicas, e oferece as seguintes vantagens:
- Transações bancárias com maior segurança
- Acesso ao portal da Receita Federal, Centro virtual de atendimento ao contribuinte (eCAC), SEFAZ;
- Assinar contratos virtualmente;
- Enviar declarações IRPJ;
- Emitir documentos fiscais;
- Emissão de notas fiscais eletrônicas;
Quem precisa do certificado digital?
Para as empresas do Lucro Presumido, existe a obrigatoriedade do certificado digital para a emissão de nota e entrega das obrigações acessórias, busca de impostos.
Já para as empresas do Regime do Simples Nacional, as que pertencem a área de comércio, precisam do certificado digital para a emissão das notas fiscais.
Como aplicar o certificado digital?
Nota do Milhão
Ao entrar no site da Receita Federal, aparece a aba da emissão de nota, e lá há uma parte que solicita esse arquivo, veja:
Ao selecionar a aba ‘CLICANDO AQUI’, surge a opção do certificado instalado na máquina ou por mediador externo, e já direciona para a aba principal da NOTA DO MILHÃO.
Receita Federal
Ao entrar pelo portal do ecac, seleciona a aba entrar com a conta gov, e é direcionado para a opção de selecionar o certificado digital.
Ao selecionar a aba ‘SEU CERTIFICADO DIGITAL’, aparece a opção do certificado instalado na máquina ou por mediador externo, e já direciona para a aba principal da empresa ou pessoa física na Receita.
Respondendo a questão do Gustavo
Sim! O certificado digital é necessário no caso do Gustavo, como a empresa dele se encaixa no tipo de comércio, ela precisa ter esse arquivo para você conseguir emitir as suas notas fiscais.
Mas se tem uma coisa que ajuda nesses processos é a contabilidade, pois ela te direciona para o melhor caminho na obtenção do certificado.
Com a HT Contábil, por exemplo, você tem assistência na emissão do seu certificado digital, processo de agendamento, instalação e ainda na emissão de notas fiscais eletrônicas com o uso do arquivo!
Assim como o Gustavo, fale com um dos nossos consultores e veja o melhor para a sua empresa sem sair de casa!