O fechamento de caixa é uma rotina utilizada para verificar a movimentação diária do negócio. Por envolver diversas formas de recebimento, como — cartão, dinheiro e cheque, é essencial verificar se o somatório desses valores estão compatíveis com o montante mencionado nas notas fiscais e com as saídas do estoque.
Para que não haja equívocos no fechamento de caixa, elaboramos este artigo. Você vai conferir como fazer corretamente esse processo e os principais cuidados. Veja só:
Defina os responsáveis
Independentemente do porte da empresa, é imprescindível a atuação de um responsável pela conferência do saldo financeiro. Definir a pessoa que fará essa função é importante para identificar qualquer divergência de valores.
Nesse contexto, o colaborador terá uma função diferente do caixa, pois o operador realizará o fechamento diário da sua movimentação e o colaborador escolhido fará a segunda conferência de todos os saldos. Para que nada passe desapercebido, é importante que esse profissional seja alguém atento aos detalhes, conheça as rotinas administrativas do estabelecimento e entenda da função.
Outro ponto fundamental é especificar quem será o operador do caixa, assim você evita que muitas pessoas mexam no dinheiro e garante uma boa organização.
Registre a abertura do caixa
Para que o fechamento de caixa seja exato, é essencial que haja o registro do montante que iniciará as atividades. Sem saber o valor que iniciou o dia, não há como saber se os números apresentados no final do trabalho são os corretos. Ressaltamos que o valor de abertura de caixa deve ser o saldo inicial, o troco, e não um item da movimentação.
Por isso, analise os processos que são realizados diariamente no seu empreendimento e a partir disso estipule algumas regras:
- registro do valor inicial;
- registro do valor final;
- estipule o saldo que deverá constar no início do dia, ou seja, o troco, também conhecido como caixa mínimo;
- estipule qual deve ser o caixa máximo, isso é, se o saldo for maior do que o estipulado, deverá ser encaminhado para a conta bancária.
Com a aplicação dessas regras, o normal será que todos os dias o saldo inicial de dinheiro em caixa seja o mesmo. É fundamental, de qualquer forma, que a conferência seja realizada para que não haja gargalos para possíveis fraudes.
Escriture todas as movimentações
Os itens que comprovam o saldo apresentado no caixa são as notas de entrada e saída. Por esse motivo, é de suma importância que toda a movimentação seja registrada. Um documento que não seja registrado, já alterará o relatório e assim o valor real não baterá com o apresentado no sistema.
A partir da abertura do caixa, todas as movimentações deverão ser registradas pelo operador conforme elas vão acontecendo durante o dia. As notas de saída representam o ingresso de recursos financeiro no empreendimento.
Nesse momento é obrigatório apontar como foi feito esse recebimento: dinheiro, cartão de crédito, nota promissória ou cheque. Esses dados não são só importantes para o fechamento de caixa, mas também para a gestão financeira do negócio, pois com elas o empreendedor conseguirá organizar o fluxo de caixa e saberá qual o seu capital de giro disponível.
As notas de entrada significam o desembolso de valores, em via de regra, não é recomendável que essas notas sejam pagas com dinheiro do caixa, pois esse valor é o disponível para do empreendimento. Geralmente, o gestor procura prazos maiores de pagamento em relação aos recebimentos, dessa maneira a empresa sempre trabalhará com capital de giro.
Entretanto, em situações inesperadas ou quando há descontos consideráveis no pagamento há dinheiro, é possível realizar a retirada do caixa.
Para os estabelecimentos que utilizam softwares de gestão, o fechamento de caixa se torna mais ágil, pois geralmente esses sistemas automatizam as informações no registro da operação. Ao final do dia é só emitir um demonstrativo e verificar se bate com a quantia física.
Já para os empreendimentos que realizam o processo manualmente, é imprescindível que todo o fluxo seja listado.
Confira os saldos
Para reduzir os erros no fechamento é fundamental conferir todos os saldos. Por isso, no item anterior mencionamos a necessidade de anotar de que forma o dinheiro entrou na empresa.
Imagine que em um dia de muito movimento no seu estabelecimento, há uma divergência no saldo de caixa, e a prática adotada é lançar tudo como entrada, sem separar o que é dinheiro em espécie das demais formas de recebimento.
Encontrar onde ocorreu o equívoco pode ser demorado. Contudo, se tudo for anotado separadamente, a conferência é rápida e prática e certamente achar em qual das formas de recebimento está a diferença, já é meio caminho andado.
Por exemplo, se a inconformidade está no dinheiro em espécie — comece conferindo todas as notas que foram registradas dessa forma. Pode ter ocorrido alguma baixa com desconto que você não está considerando, ou troco errado. Há diversas situações que podem ocorrer.
Anote as divergências
Quando se tem um histórico do ocorrido, fica mais fácil entender como está ocorrendo as práticas do estabelecimento. Sendo assim, orienta-se anotar todas as discordâncias do fechamento de caixa.
Saber o dia e o valor que foi constado como falta no caixa é fundamental para a organização do setor. Essas diferenças de valores podem ocorrer nas sobras também, algumas vezes o operador pode ter dado o troco a menor e o cliente não conferir, isso acarreta diretamente em sobra, ou seja, haverá mais valores do que consta no sistema.
O fechamento de caixa é um resguardo para as empresas. Realizar de forma correta o fechamento de caixa é fundamental para um controle financeiro eficiente. Além disso, quando ele apresenta todas as informações relevantes sobre como estão ocorrendo as entradas de valores, ele pode auxiliar na gestão do empreendimento.
Apresentando dados sobre o comportamento dos clientes, quais datas apresentam um maior volume, quando e quanto estão ocorrendo as retiradas, isso é, uma junção de relevantes informações que quando bem aproveitadas podem alavancar os resultados do empreendimento.
Agora que você sabe a importância do fechamento de caixa e como realizá-lo, entre em contato conosco. Temos o suporte que sua empresa precisa para gerenciar de forma eficaz o seu negócio!
